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Modalités de participation
Modalités de participation à l’Assemblée générale
Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, peut participer à l’Assemblée soit en y assistant personnellement, soit en s’y faisant représenter, soit en votant par correspondance.
Conformément à l’article R.225-85 du Code commerce, il est justifié du droit de participer à l’Assemblée par l’enregistrement comptable des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité, au troisième jour ouvré précédant l’Assemblée soit le 15 novembre 2013 à zéro heure, heure de Paris (ci-après J-3) :
— pour les actionnaires au nominatif, cet enregistrement comptable à J-3 dans les comptes de titres nominatifs est suffisant pour leur permettre de participer à l’Assemblée
— pour les actionnaires au porteur : cet enregistrement comptable à J-3 dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité doit être constaté par une attestation de participation délivrée par ce dernier, annexée au formulaire de vote par correspondance ou de procuration ou à la demande de carte d’admission établie au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit.
Une attestation est également délivrée à l’actionnaire souhaitant participer physiquement à l’Assemblée et qui n’a pas reçu sa carte d’admission à J-3.
Modalités de vote à l’Assemblée générale
— Les actionnaires désirant assister physiquement à l’Assemblée pourront demander une carte d’admission de la façon suivante :
- pour l’actionnaire au nominatif : par courrier à Ubisoft Entertainment SA – Service Titres – 28, rue Armand Carrel – 93100 Montreuil-sous-Bois ou par fax : +33 (0) 2 99 93 20 68 (à l’attention d’Isabelle Genouël) ou en se présentant le jour de l’Assemblée directement au guichet spécialement prévu à cet effet, muni d’une pièce d’identité
- pour l’actionnaire au porteur : en demandant à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres, qu’une carte d’admission lui soit adressée par la Société au vu de l’attestation de participation transmise par cet intermédiaire.
— Les actionnaires n’assistant pas personnellement à l’Assemblée et souhaitant voter par correspondance ou être représentés en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée, ou à un autre actionnaire, ou à leur conjoint ou partenaire avec lequel ils ont conclus un pacte civil de solidarité, ou a tout autre personne physique ou morale, pourront :
- pour les actionnaires au nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration qui leur sera adressé avec l’avis de convocation à l’adresse suivante : Ubisoft Entertainment SA – Services Titres – 28, rue Armand Carrel – 93100 Montreuil-sous-Bois ou par fax : +33 (0) 2 99 93 20 68 (à l’attention d’Isabelle Genouël)
- pour les actionnaires au porteur : demander le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration ou de demande de carte d’admission à l’intermédiaire financier teneur de leur compte de telle sorte que la demande parvienne six jours avant la date de l’Assemblée, soit le 14 novembre 2013 au plus tard.
Les formulaires de vote par correspondance ou par procuration devront parvenir à Ubisoft Entertainment SA – Service Titres – 28, rue Armand Carrel – 93100 Montreuil-sous-Bois ou par fax : +33 (0) 2 99 93 20 68 (à l’attention d’Isabelle Genouël), au plus tard trois jours avant la date de l’Assemblée – soit le 17 novembre 2013. Pour ce qui concerne les titulaires d’actions au porteur, les formules ne pourront être prises en compte que si une attestation de participation y est annexée, tel qu’indiqué ci-dessus.
Il n’est pas prévu de vote par visioconférence ou par des moyens de télécommunication et télétransmission pour cette Assemblée et de ce fait, aucun site visé à l’article R.225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin.
— Conformément aux dispositions de l’article R.225-79 du Code de commerce, s’agissant des procurations, la notification de la désignation et de la révocation du mandataire pourra également être effectuée par voie électronique :
- par les actionnaires au nominatif : en envoyant un e-mail revêtu d’une signature électronique obtenue par leurs soins auprès d’un tiers certificateur habilité à l’adresse électronique suivante : mandat-ag@ubisoft.com en précisant leurs nom, prénom et adresse ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué
- par les actionnaires au porteur : en envoyant un e-mail revêtu d’une signature électronique obtenue par leurs soins auprès d’un tiers certificateur habilité à l’adresse électronique suivante : mandat-ag@ubisoft.com en précisant leurs nom, prénom et adresse et références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué. La notification devra être accompagnée de l’attestation de participation émise par l’intermédiaire dépositaire des titres ainsi que d’un justificatif d’identité.
La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution.
Pour pouvoir être prises en compte par la Société, les désignations ou révocations de mandats exprimées par voie électronique devront être reçues au plus tard la veille de l’Assemblée, à 15 heures, heure de Paris – soit le 19 novembre 2013.
Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandat pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et/ou traitée.
Conformément aux dispositions de l’article R.225-85 du Code de commerce, tout actionnaire ayant déjà voté par correspondance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission, n’aura plus la possibilité de choisir un autre mode de participation à l’Assemblée.
Tout actionnaire qui a déjà exprimé son vote par correspondance, envoyé un pouvoir ou demandé une carte d’admission ou une attestation de participation, peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions :
- si la cession intervient avant J-3, la Société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote par correspondance, le pouvoir, la carte d’admission ou l’attestation de participation
- si la cession intervient après J-3, elle n’a pas à être notifiée par l’intermédiaire habilité ou prise en compte par la Société, nonobstant toute convention contraire.
Questions écrites des actionnaires
Tout actionnaire a la faculté de poser des questions par écrit jusqu’au quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée, soit le 14 novembre 2013, par lettre recommandée avec accusé réception à Ubisoft Entertainment SA – Président du Conseil d’administration – 28, rue Armand Carrel – 93100 Montreuil-sous-Bois ou par voie électronique à l’adresse suivante : ir@ubisoft.fr
Pour être prises en comptes, les questions doivent impérativement, pour les actionnaires au porteur, être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte.
Une réponse commune peut être apportée à ces questions dès lors qu’elles représentent le même contenu. La réponse à une question écrite est réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figure sur le site internet www.ubisoftgroup.com espace investisseurs.
Documents mis à disposition des actionnaires
Les documents qui doivent être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre de cette Assemblée seront disponibles au siège social de la Société et/ou à l’adresse commerciale.
Par ailleurs, les documents et/ou informations prévus à l’article R.225-73-1 du Code de commerce ont été publiés sur le site internet de la Société www.ubisoftgroup.com, Espace Investisseurs, Assemblée Générale, au moins 21 jours avant l’Assemblée, soit le 28 octobre 2013.
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